Fare l’inventario d’esercizio: come gestirlo in modo semplice e preciso
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Introduzione
Ci avviciniamo alla fine dell’anno e con essa si presenta l’obbligatorietà di realizzare un inventario d’esercizio per tutte le attività che gestiscono prodotti fisici, dal negozio tradizionale al deposito per ecommerce.
Si tratta di un’operazione che consente di verificare le giacenze reali, confrontarle con quelle registrate e avere una fotografia chiara e aggiornata delle scorte.
Molti imprenditori tendono a considerarlo un adempimento burocratico o un’attività secondaria, ma in realtà la gestione dell’inventario aiuta a ottimizzare gli ordini, ridurre sprechi e differenze di magazzino, individuare merce obsoleta o fuori assortimento e migliorare la gestione complessiva dei flussi.
Grazie al modulo “Inventari” del nostro software gestionale e all’App Android OnniMaga oggi è possibile eseguire inventari in modo digitale, veloce e preciso, direttamente da PC o dispositivo mobile, senza dover interrompere l’operatività quotidiana.
I benefici di un inventario accurato e automatizzato
Un inventario d’esercizio preciso è la base per qualsiasi decisione aziendale corretta. Grazie a una gestione organizzata e supportata da automazioni, l’impresa può:- conoscere con precisione ciò che è presente in magazzino
- evitare doppie forniture o articoli mancanti
- eliminare errori manuali nei documenti di carico e scarico
- mantenere dati sempre coerenti tra magazzino fisico, gestionale e canali di vendita
- ridurre i tempi di conteggio e aggiornamento delle giacenze
- valorizzare correttamente le rimanenze ai fini contabili e di bilancio
- migliorare la tracciabilità dei prodotti e individuare eventuali discrepanze tra lotti
- ottimizzare i riordini e la pianificazione degli acquisti e delle vendite
- ottenere maggiore controllo sull’intero ciclo logistico, con minori costi e più efficienza
Come fare un inventario correttamente
Il nostro software gestionale include un modulo dedicato alla gestione dell’inventario, progettato per rendere questa attività più semplice, automatica e priva di errori.
Ecco come si svolge il processo completo.
Creazione dell’inventario
Dal gestionale si accede alla funzione Gestione inventari e si crea un nuovo inventario d’esercizio selezionando:
- la data di riferimento
- il magazzino o deposito da rilevare
- il tipo di articoli da includere (tutti o solo determinate categorie)
È possibile creare anche più inventari parziali per zone, reparti o tipologie di prodotto: una funzione utile quando si vogliono gestire più aree in momenti diversi, senza bloccare l’intera attività.
Inserimento delle quantità rilevate
Le quantità possono essere inserite manualmente, tramite lettore barcode, oppure importate da OnniMaga, l’app mobile che consente di contare e registrare direttamente sul campo.
Ogni riga dell’inventario d’esercizio mostra codice articolo, descrizione, unità di misura e giacenza teorica, in modo da confrontarla immediatamente con quella effettiva.
Chiusura e aggiornamento delle giacenze
Una volta completato il conteggio, si procede alla chiusura dell’inventario: le quantità inserite diventano automaticamente le nuove giacenze iniziali, mentre i movimenti precedenti vengono archiviati.
Il sistema aggiorna in automatico i dati di magazzino e le schede articolo, garantendo coerenza tra gestione fisica e contabile.
Stampe e controlli inventariali
Attraverso la sezione Stampe inventariali è possibile generare report completi con:
- valore del magazzino aggiornato
- differenze tra giacenze teoriche e fisiche
- suddivisioni per categoria, fornitore o ubicazione
Queste stampe consentono di avere sempre sotto controllo il valore e la consistenza delle scorte, elemento fondamentale anche per la chiusura del bilancio.
OnniMaga: l’app per l’inventario rapida e precisa
La soluzione perfetta per chi deve eseguire l’inventario d’esercizio direttamente in negozio o nel magazzino/deposito è OnniMaga, dell’ecosistema OnniApp.
Si tratta del gestionale per il magazzino/deposito declinato in una app per Android sviluppata da noi, comoda, intuitiva e performante che consente di creare/aggiornare /sincronizzare gli inventari in tempo reale con la soluzione gestionale.
Con OnniMaga puoi:
- creare nuovi inventari completi o parziali
- scansionare rapidamente gli articoli tramite codice a barre
- inserire le quantità rilevate direttamente da smartphone o tablet
- salvare i dati anche offline e sincronizzarli quando sei connesso
- importare automaticamente le giacenze nel gestionale evitando errori di trascrizione
Tutti i dati vengono aggiornati istantaneamente: questo significa che, mentre il personale effettua il conteggio, l’ufficio o il punto vendita può già visualizzare le giacenze aggiornate e verificarne la coerenza.
L’app supporta inoltre la gestione per lotti, ubicazioni e varianti, semplificando anche la tracciabilità dei prodotti stagionali o multipunto.
Il risultato è un inventario più rapido, preciso e totalmente integrato con l’operatività quotidiana.
Buone pratiche per un inventario efficace
Per ottenere risultati affidabili è importante seguire alcune regole operative:
- pianifica in anticipo: scegli un momento dell’anno o della settimana con meno attività di carico e scarico
- organizza gli spazi: etichetta scaffali e prodotti per facilitare la conta
- coinvolgi il personale: assegna aree di competenza e forma chi partecipa alla rilevazione
- controlla le discrepanze: analizza gli scostamenti e correggi eventuali errori di registrazione
- digitalizza il processo: usa strumenti integrati come un software gestionale e OnniMaga per ridurre tempi e imprecisioni
Seguendo queste buone pratiche, fare l’inventario diventa una procedura veloce, ordinata e utile per migliorare la gestione aziendale.
Conclusione
L’inventario d’esercizio è una delle attività più importanti per mantenere il magazzino/desposito sotto controllo e far funzionare in modo efficiente l’intera catena operativa.
Grazie a strumenti come il software gestionale e l’app OnniMaga, l’operazione diventa finalmente semplice, veloce e completamente integrata con la gestione quotidiana.
Contare, aggiornare e valorizzare le scorte non richiede più giornate intere di lavoro manuale: con le nostre soluzioni, ogni dato è sincronizzato in tempo reale, pronto per essere analizzato e utilizzato per prendere decisioni strategiche.
Domande frequenti
Ogni quanto va fatto l’inventario d’esercizio?
Almeno una volta all’anno, preferibilmente entro il 31 dicembre. Tuttavia, con strumenti digitali come OnniMaga e la soluzione gestionale è consigliato effettuare verifiche periodiche durante l’anno, così da mantenere sempre dati aggiornati.
È possibile fare l’inventario senza interrompere le attività?
Sì. Con OnniMaga puoi eseguire l’inventario anche a reparto o area, senza bloccare il resto dell’operatività. I dati vengono sincronizzati successivamente nel gestionale.
Cosa succede dopo la chiusura dell’inventario?
Le quantità inserite vengono registrate come nuove giacenze iniziali e sostituiscono quelle precedenti. Tutti i movimenti storici vengono archiviati, mantenendo la tracciabilità completa di articoli e lotti.
Vuoi sapere come semplificare la procedura dell’inventario d'esercizio?
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